Graf : associer un·e tuteur·rice
Pour associer un·e tuteur·rice à un·e stagiaire, il faut au préalable :
- Créer la fiche Tiers de ce·tte tuteur·rice (Voir Documentation Graf - Créer un Tiers individus) sans oublier de lui affecter une ou des adresses e-mail (Voir ajouter une adresse e-mail)
- Avoir créé l'organisme, la structure d'accueil du stagiaire (Voir Créer un Tiers organisme)
Modifier l'inscription du·de la stagiaire
Depuis sa fiche promo, se rendre dans la liste des stagiaires et éditer l'inscription d'un·e stagiaire.
Sur la fiche "Inscription", dérouler les autres ongles pour choisir "Structures".
Puis "Ajouter une structure d'accueil de stage pratique"
- Indiquer les dates de début et de fin de stage.
- Indiquer la structure d'accueil (en allant la chercher avec la "loupe" parmi les organismes)
- Sur la ligne Tuteur, aller chercher un Tiers existant avec la "loupe"
- Si son adresse e-mail principale a bien été renseignée dans sa fiche Tiers individu, elle sera aussitôt ajoutée à cette fiche. Ceci est indispensable pour donner l'accès à l'ENF à vos tuteurs·rices.
- Compléter la fiche avec d'autres informations utiles.
- Sauvegarder avec la "disquette"
Et c'est terminé.
Attention, pour que le système fonctionne, il est indispensable que chaque personne dispose d'une adresse e-mail individuelle. Par exemple, il faut éviter d'utiliser des adresses e-mails génériques qui seraient utilisées par plusieurs personnes comme direction@monacm.fr . Dans ce cas l'ENF ne pourrait pas distinguer qui est qui au moment de la connexion.
Il est cependant possible d'utiliser une même adresse e-mail, même si un·e tuteur·rice suit plusieurs stagiaires.
Cas des "Contact Pro"' d'une structure
Attention dans certains cas, il est possible qu'une personne ait été déclarée comme "Contact pro" d'une structure avec une adresse e-mail particulière (non présente dans la fiche Tiers). Donc même si vous modifiez la fiche Tiers du tuteur ou de la tutrice c'est l'adresse e-mail du contact pro qui est prise en compte.
Dans ce cas, il faut :
- Se rendre dans "Référentiel" / "Tiers" / "Organisme" et rechercher l'organisme rattaché au ou à la stagiaire concerné·e.
- Puis modifier la fiche "Organisme" (crayon) pour pouvoir modifier la ligne du contact pro concerné.
- Puis dans la partie contact pro, vous pouvez indiquer la bonne adresse e-mail qui sera prise en compte dans l'ENF en tant que tuteur·rice.
Mais ce n'est pas fini (voir plus bas) !
Modifier un organisme
Modifier un contact pro
Remodifier le·la tuteur·rice
La suite des modifications à faire
Pour que cette modification soit prise en compte, ce n'est pas immédiat. Car Graf ne répercute pas aussitôt cette modification.
Il faut encore :
- Se rendre sur la fiche d'inscription du stagiaire
- Se rendre sur l'onglet "Structure" et modifier la fiche structure
- A la place du tuteur·rice, il y a toujours l'ancienne adresse e-mail. Il faut donc modifier le·la tuteur·rice et choisir n'importe quel·le autre tuteur·trice et attendre que son adresse e-mail apparaisse, puis à nouveau rechercher la bonne fiche du tuteur·rice pour qu'il aille chercher l'adresse que vous avez modifier précédemment.
- Et enregistrer les changements qui seront pris en compte le lendemain dans l'ENF.
Ajout un·e second·e tuteur·rice
Il est possible d'avoir plusieurs tuteurs·rices pour le même stagiaire en même temps. Ces personnes auront accès aux même documents et pourront compléter la fiche navette. Par contre dès qu'une d'entre elles aura "signé" la fiche navette, elle sera cloturée.
Pour cela, il faut ajouter une nouvelle structure, (cela peut être la même que la structure actuelle) et rajouter ensuite une· tuteur·rice associée.
Un bouton "Ajouter une structure de stage pratique" est visible sur la page de l'inscription du stagiaire, dans l'onglet "Structures".
Vous pouvez aussi ajouter des dates de début et de fin de tutorat. Ces dates ne sont actuellement pas prises en compte (janvier 2026), mais des évolutions courant 2026 permettront à l'ENF de respecter strictement les dates de stage présentes dans l'ENF.
