Section Graf - pour Ceméa Cette partie est réservée aux personnes chargées de l'organisation des formations qualifiantes des Ceméa. Graf : pré-requis pour accéder à l'ENF Pour proposer un accès à l'ENF à votre promo, vous devez respecter un certain nombre de critères particuliers. Graf étant la plateforme centrale de gestion des formations, toutes les informations pertinentes doivent y être indiquées. La formation Votre promo doit être déclarée dans Graf. Votre promo doit avoir  la case cochée " Activer ENF ". Ceci ne peut être activé que lorsque la promo est en brouillon. (Nous contacter si votre promo est déjà en mode "production") Votre promo doit être créée à partir d'une action dédiée à la formation longue professionnelle (travail social, animation professionnelle ou FPQ) : son code analytique doit commencer par B (Anim Pro),  F (Travail social) ou T (Formation pro qualifiante). Votre promo doit être dans le statut "En production". Le déroulé de la formation Chaque formation doit comprendre un "Ruban pédagogique" qui va structurer son déroulé selon les périodes de stages théoriques/ Vérifier que votre ruban pédagogique existe (onglet "Ruban pédagogique") Vérifier qu'il comprend des Unités Pédagogiques. Elles seront classées par ordre alphabétique. Vous pouvez donc commencer à les classer de la manière suivante :     01 - Accueil     02 - analyse de contenus     03 - semaine de mobilité     etc. Vérifiez que chaque unité pédagogique possède bien une date de début et une date de fin cohérente avec le déroulé de votre stage théorique. Les formateurs·rices Pour disposer d'un accès à l'espace ENF, il faut respecter une de ces conditions : Être déclaré·e comme "Responsable pédagogique" de la Promo (ce qui sous-entend que votre compte Tiers existe et que vous avez été déclaré avec votre adresse e-mail professionnelle) Être déclaré·e dans les encadrants comme "Co-responsable" de la promo avec la fonctionnalité "Co-responsable ENF"  Les stagiaires Ils doivent être inscrits dans votre promo et doivent être définis dans un statut "Confirmé·e". Chaque stagiaire doit avoir une adresse e-mail associée à son inscription (pas nécessairement celle du Tiers) Les tuteurs·rices Pour que chaque tuteur·rice puisse avoir accès à l'espace dédié à son·sa stagiaire, il faut qu'il soit déclaré dans Graf. Déclarer les structures d'accueil dans Graf (attente, elles existent peut-être déjà) comme Tiers organisme Déclarer des personnes responsables de ces structures Déclarer chaque tuteur·rice comme Tiers individus dans Graf avec son adresse e-mail  Pour chaque stagiaire, associer la bonne structure de stage pratique à son inscription Enfin définissez pour cette structure, la personne chargée de faire le suivi de chaque stagiaire comme  Graf : ajouter une adresse e-mail pour un·e stagiaire, un·e tuteur·rice Pour que les stagiaires puissent accéder à l'espace ENF, il faut renseigner leur adresse e-mail "pour cette inscription". Un·e stagiaire peut tout à fait disposer de plusieurs adresses e-mail et choisir celle qui sera utilisée pour communiquer pendant sa formation Modifier sa fiche Tiers individu pour ajout d'email Pour pouvoir choisir parmi ses adresses e-mail, vous devez les renseigner dans sa fiche Tiers. Référentiel > Tiers > Individius Et rechercher sa fiche à partir de ses informations personnelles. Si elle n'existe pas, il faudra la créer avec le bouton " + ". Une fois trouvé, il faut éditer sa fiche avec l'icone " crayon " et compléter, dans l'onglet " Coordonnées ", le champ " Courriel ". Vous pouvez indiquer d'autres adresses dans le champ " Autres courriels ". N'oubliez pas de sauvegarder sa fiche Tiers avec la " disquette " en haut à gauche. Choisir la bonne adresse e-mail pour son inscription Puisque ce stagiaire possède 2 adresses e-mail, il faut pouvoir choisir la bonne. S'il a été inscrit dans la promo sans adresse e-mail, son inscription n'en possède pas. Rendez-vous sur votre promo : Formations longues > 'Type de promo' > " Promos ". Dans l'onglet "Participants "  et éditer le participant souhaité avec l'icone "crayon" en face de son nom. Son inscription individuelle s'ouvre. Dans l'onglet "Informations générales", rendez-vous dans la partie "Coordonnées pour cette inscription" et choisissez une des adresses pour ce stagiaire avec l'icone "loupe". Attention, vous ne pouvez pas saisir ici manuellement une adresse e-mail arbitraire, elle doit être présente dans la fiche Tiers du stagiaire. Idem pour l'adresse ou le numéro de téléphone Enregistrez et c'est terminé ! Fenêtre de choix de l'e-mail. Graf : Créer un Tiers organisme Un Tiers organisme est une personne morale (Voir Documentation Graf - Tiers organisme ) Créer un lieu au préalable Pour qu'un organisme soit créé, il faut lui affecter un lieu. Ce lieu doit être défini dans Graf. Un lieu possède est un nom et des coordonnées (adresse, département, code postal, ville, téléphone...). On peut imaginer qu'un organisme pourrait disposer de plusieurs lieux (réunions, hébergements...). Référentiel > Lieu Rechercher si le lieu existe déjà à partir des en-tête de colonnes. S'il n'existe pas, ajouter ce lieu avec "+" et renseigner les informations Créer un organisme Rendez-vous dans Référentiel > Tiers > Organismes Rechercher si l'organisme existe déjà à partir des en-tête de colonnes Si ce n'est pas le cas, utiliser le "+" pour ajouter un organisme Afin d'accélérer la saisie, le SIRET permet de récupérer les informations officielles depuis une source gouvernementale officielle. Ajouter une adresse e-mail de contact pour cet organisme. Ajouter un contact pro Ajouter un contact "pro" associé à cet organisme. Ce contact pro doit au préalable exister dans les fiches Tiers. Si elle n'existe pas, il faut la créer auparavant pour pouvoir l'associer : Voir Documentation Graf - Créer un Tiers individus   Ici, le·la tuteur·rice ne doit pas nécessairement rattaché à cet organisme. Une fois le contact pro ajouté, utiliser la fonctionnalité "Rafraichir" pour voir le contact apparaître ce contact. Exemple de Tiers organisme avec contact pro Graf : associer un·e tuteur·rice Pour associer un·e tuteur·rice à un·e stagiaire, il faut au préalable : Créer la fiche Tiers de ce·tte tuteur·rice (Voir Documentation Graf - Créer un Tiers individus ) sans oublier de lui affecter une ou des adresses e-mail (Voir ajouter une adresse e-mail ) Avoir créé l'organisme, la structure d'accueil du stagiaire (Voir Créer un Tiers organisme ) Modifier l'inscription du·de la stagiaire Depuis sa fiche promo, se rendre dans la liste des stagiaires et éditer l'inscription d'un·e stagiaire. Sur la fiche " Inscription ", dérouler les autres ongles pour choisir " Structures ". Puis " Ajouter une structure d'accueil de stage pratique " Indiquer les dates de début et de fin de stage. Indiquer la structure d'accueil (en allant la chercher avec la "loupe" parmi les organismes) Sur la ligne Tuteur, aller chercher un Tiers existant avec la "loupe" Si son adresse e-mail principale a bien été renseignée dans sa fiche Tiers individu, elle sera aussitôt ajoutée à cette fiche. Ceci est indispensable pour donner l'accès à l'ENF à vos tuteurs·rices. Compléter la fiche avec d'autres informations utiles. Sauvegarder avec la "disquette" Et c'est terminé. Attention, pour que le système fonctionne, il est indispensable que chaque personne dispose d'une adresse e-mail individuelle. Par exemple, il faut éviter d'utiliser des adresses e-mails génériques qui seraient utilisées par plusieurs personnes comme direction@monacm.fr . Dans ce cas l'ENF ne pourrait pas distinguer qui est qui au moment de la connexion. Il est cependant possible d'utiliser une même adresse e-mail, même si un·e tuteur·rice suit plusieurs stagiaires. Cas des "Contact Pro"' d'une structure Attention dans certains cas, il est possible qu'une personne ait été déclarée comme "Contact pro" d'une structure avec une adresse e-mail particulière (non présente dans la fiche Tiers). Donc même si vous modifiez la fiche Tiers du tuteur ou de la tutrice c'est l'adresse e-mail du contact pro qui est prise en compte. Dans ce cas, il faut : Se rendre dans "Référentiel" / "Tiers" / "Organisme" et rechercher l'organisme rattaché au ou à la stagiaire concerné·e. Puis modifier la fiche "Organisme" (crayon) pour pouvoir modifier la ligne du contact pro concerné. Puis dans la partie contact pro, vous pouvez indiquer la bonne adresse e-mail qui sera prise en compte dans l'ENF en tant que tuteur·rice. Mais ce n'est pas fini (voir plus bas) ! Modifier un organisme Modifier un contact pro Remodifier le·la tuteur·rice La suite des modifications à faire Pour que cette modification soit prise en compte, ce n'est pas immédiat. Car Graf ne répercute pas aussitôt cette modification. Il faut encore : Se rendre sur la fiche d'inscription du stagiaire Se rendre sur l'onglet "Structure" et modifier la fiche structure A la place du tuteur·rice, il y a toujours l'ancienne adresse e-mail. Il faut donc modifier le·la tuteur·rice et choisir n'importe quel·le autre tuteur·trice et attendre que son adresse e-mail apparaisse, puis à nouveau rechercher la bonne fiche du tuteur·rice pour qu'il aille chercher l'adresse que vous avez modifier précédemment. Et enregistrer les changements qui seront pris en compte le lendemain dans l'ENF. Ajout un·e second·e tuteur·rice Il est possible d'avoir plusieurs tuteurs·rices pour le même stagiaire en même temps. Ces personnes auront accès aux même documents et pourront compléter la fiche navette. Par contre dès qu'une d'entre elles aura "signé" la fiche navette, elle sera cloturée. Pour cela, il faut ajouter une nouvelle structure, (cela peut être la même que la structure actuelle) et rajouter ensuite une· tuteur·rice associée.  Un bouton "Ajouter une structure de stage pratique" est visible sur la page de l'inscription du stagiaire, dans l'onglet "Structures". Vous pouvez aussi ajouter des dates de début et de fin de tutorat. Ces dates ne sont actuellement pas prises en compte (janvier 2026), mais des évolutions courant 2026 permettront à l'ENF de respecter strictement les dates de stage présentes dans l'ENF. Graf : Créer un ruban pédagogique complet Pour permettre à l'ENF d'afficher toutes les informations et de fonctionner correctement, il faut : Avoir un ruban pédagogique comprenant des Unités pédagogiques : ce qui va structurer la partie "Mes fichiers" Avoir au moins une séquence pédagogique dans chaque Unité pédagogique : ce qui va structurer l'affichage de l'agenda et des séquences proposées aux stagiaires ainsi que le déclenchement des fiches navettes (basé sur les dates d'ouverture et de fermeture des promos). Avoir des unités pédagogiques qui se succèdent sans se chevaucher. Les semaines ou jours en centre de formation doivent être successives, même si la même thématique pédagogique est abordée plusieurs semaines plus tard, ce doit être une unité pédagogique différente dans Graf. Créer des unités pédagogiques Le ruban pédagogique est structuré en différentes unités. Pour plus de cohérence dans l'affichage des dossiers, il est fortement recommandé de nommer vos unités pédagogiques dans un ordre alphabétique. Par exemple : 01 - semaine accueil, 02 - contenus pédagogiques.. A partir de votre promo, choisissez l'onglet " Ruban pédagogique " > Nouveau pour créer une nouvelle UP. Dans la fenêtre suivante, vous pouvez donner son nom, son lieu et les objectifs , ainsi que des notes pour la convocation. Depuis cette fenêtre, vous ne pouvez pas définir de date. Vous pourrez y déposer plus tard des notes d'ambiance, voir les e-mail envoyés ou consulter les questionnaires de bilan. Valider par OK Créer des séquences pédagogiques Les séquences pédagogiques sont des décompositions des unités pédagogiques Toujours depuis l'onglet " Ruban pédagogique " , dans la partir " séquences pédagogiques ", vous pouvez " Créer une séquence ". Chaque séquence doit être rattachée à une unité pédagogique existante, ainsi qu'à un bloc de compétences (logiquement le même pour toute l'unité péda), et comporte : un intitulé qui apparaitra dans le calendrier des stagiaires une date de début et de fin (c'est ce qui définit la durée , calculée automatiquement) une modalité de présence (présentiel ou FOAD) un lieu du contenu de la séquence si besoin Il faudra ajouter un groupe (par défaut) ou laisser Graf l'ajouter pour vous après validation. Vous pouvez ainsi créer plusieurs séquences pédagogiques, ce qui va structurer votre unité pédagogique et lui donner une date de début et une date de fin. Cas de dates manquantes Dans l'exemple ci-dessous, l'unité pédagogique "01 - Accueil" n'a pas de date de début ou fin  car aucune séquence n'a été déclarée sur cette unité. Graf : modifier un·e tuteur·rice et son adresse e-mail Pour modifier changer le·la tuteur·rice et son adresse e-mail, il faut procéder en plusieurs étapes 1. Supprimer l'affectation de l'ancien·ne tuteur·rice du stagiaire Dans la promo, double-cliquer sur la ligne du·de la stagiaire pour accéder à son inscription. Puis une fois sur sa fiche d'inscription, se rendre dans l'onglet "Structures" (ou utiliser le menu déroulant) et cliquer sur le·la tuteur·rice et choisir "Supprimer". Valider par OK.   3. Ajouter un·e nouvel·le tuteur·rice dans Graf Toujours dans la fiche d'inscription du·de la stagiaire, vous pouvez utiliser le bouton " Ajouter une structure de stage pratique " pour définir les dates de stage (sans incidence dans l'ENF) le nom d'une nouvelle structure, n'importe quel·le tuteur·rice en utilisant la loupe, qu'il·elle soit ou non rattachée à cette structure. Attention, si vous constatez que l'adresse e-mail n'est pas la bonne, c'est parce que c'est celle qui est définie en tant que "Contact Pro". Pour corriger cela : Se rendre dans " Référentiel " / " Contact pro" et recherche le contact pro de cet organisme et modifier son adresse e-mail (voir ci-dessous) Attention, il faut impérativement retourner dans la partie " Structures " de l'inscription et rechercher à nouveau le même compte du·de la tuteur·rice pour mettre à jour la nouvelle adresse e-mail. Ca ne se fait pas automatiquement.   4. Désactiver les services dans Bichik pour l'ancien compte Actuellement en avril 2025 (mais ça changera bientôt), ce·tte tuteur·rice a toujours accès à l'ENF. Son compte n'est pas désactivé dans l'ENF, même si elle a été supprimée dans Graf. Il faut donc se rendre dans l'ENF / Notre Promo et désactiver les services pour ce compte. Voir cette documentation détaillée