Section Graf - pour Ceméa

• Graf : pré-requis pour accéder à l'ENF
• Graf : ajouter une adresse e-mail pour un·e stagiaire, un·e tuteur·rice
• Graf : Créer un Tiers organisme
• Graf : associer un·e tuteur·rice
• Graf : Créer un ruban pédagogique complet
• Graf : modifier un·e tuteur·rice et son adresse e-mail

Graf : pré-requis pour accéder à l'ENF

Pour proposer un accès à l'ENF à votre promo, vous devez respecter un certain nombre de critères particuliers.

Graf étant la plateforme centrale de gestion des formations, toutes les informations pertinentes doivent y être indiquées.

La formation

1. Votre promo doit être déclarée dans Graf.
2. Votre promo doit avoir  la case cochée "Activer ENF". Ceci ne peut être activé que lorsque la promo est en brouillon. (Nous contacter si votre promo est déjà en mode "production")
3. Votre promo doit être créée à partir d'une action dédiée à la formation longue professionnelle (travail social, animation professionnelle ou FPQ) : son code analytique doit commencer par B (Anim Pro),  F (Travail social) ou T (Formation pro qualifiante).
4. Votre promo doit être dans le statut "En production".

Le déroulé de la formation

Chaque formation doit comprendre un "Ruban pédagogique" qui va structurer son déroulé selon les périodes de stages théoriques/

1. Vérifier que votre ruban pédagogique existe (onglet "Ruban pédagogique")
   
2. Vérifier qu'il comprend des Unités Pédagogiques. Elles seront classées par ordre alphabétique. Vous pouvez donc commencer à les classer de la manière suivante : 01 - Accueil, 02 - analyse de contenus, etc.
3. Vérifiez que chaque unité pédagogique possède bien une date de début et une date de fin cohérente avec le déroulé de votre stage théorique.

Les formateurs·rices

Pour disposer d'un accès à l'espace ENF, il faut respecter une de ces conditions :

• Être déclaré·e comme "Responsable pédagogique" de la Promo (ce qui sous-entend que votre compte Tiers existe et que vous avez été déclaré avec votre adresse e-mail professionnelle)
• Être déclaré·e dans les encadrants comme "Co-reponsable" de la promo avec la fonctionnalité "Co-responsable ENF" 

Les stagiaires

1. Ils doivent être inscrits dans votre promo et doivent être définis dans un statut "Confirmé·e".
2. Chaque stagiaire doit avec une adresse e-mail associée à son inscription

Les tuteurs·rices

Pour que chaque tuteur·rice puisse avoir accès à l'espace dédié à son·sa stagiaire, il faut qu'il soit déclaré dans Graf.

1. Déclarer les structures d'accueil dans Graf (attente, elles existent peut-être déjà) comme Tiers organisme
   
2. Déclarer des personnes responsables de ces structures
3. Déclarer chaque tuteur·rice comme Tiers individus dans Graf avec son adresse e-mail 
   
4. Pour chaque stagiaire, associer la bonne structure de stage pratique à son inscription
   
5. Enfin définissez pour cette structure, la personne chargée de faire le suivi de chaque stagiaire comme 
   

Graf : ajouter une adresse e-mail pour un·e stagiaire, un·e tuteur·rice

Pour que les stagiaires puissent accéder à l'espace ENF, il faut renseigner leur adresse e-mail "pour cette inscription". Un·e stagiaire peut tout à fait disposer de plusieurs adresses e-mail et choisir celle qui sera utilisée pour communiquer pendant sa formation

Modifier sa fiche Tiers individu pour ajout d'email

Pour pouvoir choisir parmi ses adresses e-mail, vous devez les renseigner dans sa fiche Tiers.

Référentiel > Tiers > Individius

Et rechercher sa fiche à partir de ses informations personnelles. Si elle n'existe pas, il faudra la créer avec le bouton "+".

Une fois trouvé, il faut éditer sa fiche avec l'icone "crayon" et compléter, dans l'onglet "Coordonnées", le champ "Courriel". Vous pouvez indiquer d'autres adresses dans le champ "Autres courriels".

N'oubliez pas de sauvegarder sa fiche Tiers avec la "disquette" en haut à gauche.

Choisir la bonne adresse e-mail pour son inscription

Puisque ce stagiaire possède 2 adresses e-mail, il faut pouvoir choisir la bonne. S'il a été inscrit dans la promo sans adresse e-mail, son inscription n'en possède pas.

Rendez-vous sur votre promo : Formations longues > 'Type de promo' > "Promos". Dans l'onglet "Participants"  et éditer le participant souhaité avec l'icone "crayon" en face de son nom. Son inscription individuelle s'ouvre.

Dans l'onglet "Informations générales", rendez-vous dans la partie "Coordonnées pour cette inscription" et choisissez une des adresses pour ce stagiaire avec l'icone "loupe".

Attention, vous ne pouvez pas saisir ici manuellement une adresse e-mail arbitraire, elle doit être présente dans la fiche Tiers du stagiaire. Idem pour l'adresse ou le numéro de téléphone

Enregistrez et c'est terminé !

Fenêtre de choix de l'e-mail.

Graf : Créer un Tiers organisme

Un Tiers organisme est une personne morale (Voir Documentation Graf - Tiers organisme)

Créer un lieu au préalable

Pour qu'un organisme soit créé, il faut lui affecter un lieu. Ce lieu doit être défini dans Graf. Un lieu possède est un nom et des coordonnées (adresse, département, code postal, ville, téléphone...). On peut imaginer qu'un organisme pourrait disposer de plusieurs lieux (réunions, hébergements...).

Référentiel > Lieu

Rechercher si le lieu existe déjà à partir des en-tête de colonnes.

S'il n'existe pas, ajouter ce lieu avec "+" et renseigner les informations

Créer un organisme

Rendez-vous dans Référentiel > Tiers > Organismes

Rechercher si l'organisme existe déjà à partir des en-tête de colonnes

Si ce n'est pas le cas, utiliser le "+" pour ajouter un organisme

Afin d'accélérer la saisie, le SIRET permet de récupérer les informations officielles depuis une source gouvernementale officielle.

Ajouter une adresse e-mail de contact pour cet organisme.

Ajouter un contact pro

Ajouter un contact "pro" associé à cet organisme. Ce contact pro doit au préalable exister dans les fiches Tiers. Si elle n'existe pas, il faut la créer auparavant pour pouvoir l'associer : Voir Documentation Graf - Créer un Tiers individus 

Ici, le·la tuteur·rice ne doit pas nécessairement rattaché à cet organisme.

Une fois le contact pro, utiliser la fonctionnalité "Rachaichir" pour voir le contact apparaitre ce contact.

Exemple de Tiers organisme avec contact pro

Graf : associer un·e tuteur·rice

Pour associer un·e tuteur·rice à un·e stagiaire, il faut au préalable :

• Créer la fiche Tiers de ce·tte tuteur·rice (Voir Documentation Graf - Créer un Tiers individus) sans oublier de lui affecter une ou des adresses e-mail (Voir ajouter une adresse e-mail)
• Avoir créé l'organisme, la structure d'accueil du stagiaire (Voir Créer un Tiers organisme)

Modifier l'inscription du·de la stagiaire

Depuis sa fiche promo, se rendre dans la liste des stagiaires et éditer l'inscription d'un·e stagiaire.

Sur la fiche "Inscription", dérouler les autres ongles pour choisir "Structures".

Puis "Ajouter une structure d'accueil de stage pratique"

• Indiquer les dates de début et de fin de stage.
• Indiquer la structure d'accueil (en allant la chercher avec la "loupe" parmi les organismes)
• Sur la ligne Tuteur, aller chercher un Tiers existant avec la "loupe"
• Si son adresse e-mail principale a bien été renseignée dans sa fiche Tiers individu, elle sera aussitôt ajoutée à cette fiche. Ceci est indispensable pour donner l'accès à l'ENF à vos tuteurs·rices.
• Compléter la fiche avec d'autres informations utiles.
• Sauvegarder avec la "disquette"

Et c'est terminé.

Graf : Créer un ruban pédagogique complet

Pour permettre à l'ENF d'afficher toutes les informations et de fonctionner correctement, il faut :

• Avoir un ruban pédagogique comprenant des Unités pédagogiques : ce qui va structurer la partie "Mes fichiers"
• Avoir au moins une séquence pédagogique dans chaque Unité pédagogique : ce qui va structurer l'affichage de l'agenda et des séquences proposées aux stagiaires ainsi que le déclenchement des fiches navettes (basé sur les dates d'ouverture et de fermeture des promos).

Créer des unités pédagogiques

Le ruban pédagogique est structuré en différentes unités.

Pour plus de cohérence dans l'affichage des dossiers, il est fortement recommandé de nommer vos unités pédagogiques dans un ordre alphabétique. Par exemple : 01 - semaine accueil, 02 - contenus pédagogiques..

A partir de votre promo, choisissez l'onglet "Ruban pédagogique" > Nouveau pour créer une nouvelle UP.

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez donner son nom, son lieu et les objectifs, ainsi que des notes pour la convocation.

Depuis cette fenêtre, vous ne pouvez pas définir de date. Vous pourrez y déposer plus tard des notes d'ambiance, voir les e-mail envoyés ou consulter les questionnaires de bilan.

Valider par OK

Créer des séquences pédagogiques

Les séquences pédagogiques sont des décompositions des unités pédagogiques

Toujours depuis l'onglet "Ruban pédagogique" , dans la partir "séquences pédagogiques", vous pouvez "Créer une séquence".

Chaque séquence doit être rattachée à une unité pédagogique existante, ainsi qu'à un bloc de compétences (logiquement le même pour toute l'unité péda), et comporte :

• un intitulé qui apparaitra dans le calendrier des stagiaires
• une date de début et de fin (c'est ce qui définit la durée , calculée automatiquement)
• une modalité de présence (présentiel ou FOAD)
• un lieu
• du contenu de la séquence si besoin
• Il faudra ajouter un groupe (par défaut) ou laisser Graf l'ajouter pour vous après validation.

Vous pouvez ainsi créer plusieurs séquences pédagogiques, ce qui va structurer votre unité pédagogique et lui donner une date de début et une date de fin.

Cas de dates manquantes

Dans l'exemple ci-dessous, l'unité pédagogique "01 - Accueil" n'a pas de date de début ou fin  car aucune séquence n'a été déclarée sur cette unité.

Graf : modifier un·e tuteur·rice et son adresse e-mail

Pour modifier changer le·la tuteur·rice et son adresse e-mail, il faut procéder en plusieurs étapes

1. Supprimer l'affectation de l'ancien·ne tuteur·rice du stagiaire

Dans la promo, double-cliquer sur la ligne du·de la stagiaire pour accéder à son inscription. Puis une fois sur sa fiche d'inscription, se rendre dans l'onglet "Structures" (ou utiliser le menu déroulant) et cliquer sur le·la tuteur·rice et choisir "Supprimer".

Valider par OK.

 

3. Ajouter un·e nouvel·le tuteur·rice dans Graf

Toujours dans la fiche d'inscription du·de la stagiaire, vous pouvez utiliser le bouton "Ajouter une structure de stage pratique" pour définir les dates de stage (sans incidence dans l'ENF) le nom d'une nouvelle structure, n'importe quel·le tuteur·rice en utilisant la loupe, qu'il·elle soit ou non rattachée à cette structure.

Attention, si vous constatez que l'adresse e-mail n'est pas la bonne, c'est parce que c'est celle qui est définie en tant que "Contact Pro".

Pour corriger cela :

1. Se rendre dans "Référentiel" / "Contact pro" et recherche le contact pro de cet organisme et modifier son adresse e-mail (voir ci-dessous)
2. Attention, il faut impérativement retourner dans la partie "Structures" de l'inscription et rechercher à nouveau le même compte du·de la tuteur·rice pour mettre à jour la nouvelle adresse e-mail. Ca ne se fait pas automatiquement.

 

4. Désactiver les services dans Bichik pour l'ancien compte

Actuellement en avril 2025 (mais ça changera bientôt), ce·tte tuteur·rice a toujours accès à l'ENF. Son compte n'est pas désactivé dans l'ENF, même si elle a été supprimée dans Graf.

Il faut donc se rendre dans l'ENF / Notre Promo et désactiver les services pour ce compte.

Voir cette documentation détaillée