Assistance ENF pour stagiaires, formateurs·rices, tuteurs·rices

Cette documentation est dédiée à l'assistance des utilisateurs·rices de l'Espace Numérique de Formation des Ceméa, réservée aux stagiaires, formateurs·rices et tuteurs·rices de la Formation Professionnelle et du Travail social.



Vidéo : Retrouver son accès à l'ENF

Pour retrouver votre accès à l'ENF, il faut respecter plusieurs pré-requis :

Retrouver son accès en quelques étapes

Attention, si votre adresse est mal renseignée ou est inexistante dans Graf, vous obtiendrez un message du type :

L'e-mail n'existe pas !

Dans ce cas, faites vérifier que les informations sont bien renseignées auprès des Ceméa.

Les étapes en images

1) Plateforme d'accès connexion-enf.png

2) Mot de passe oublié

mot-de-passe-oublie.png

3) exemple de message

mail-mot-de-passe.png

Explications en vidéo en 2 minutes

Les outils présents dans l'ENF

Les outils partagés

Dans votre Espace Numérique de Travail, vous retrouverez plusieurs outils communs :

ENF-tous-services-et-liens.png

Des outils personnels

Chaque utilisateur·rice a de la possibilité d'avoir :

Section dédiée aux Stagiaires


Section dédiée aux Stagiaires

Vidéo : Mes outils en tant que Stagiaire

Dans l'espace Numérique de Formation, je peux accéder à différents outils et ressources partagées ou non.

ENF-accueil.png

D'autres outils sont aussi disponible dans le menu personnel :

Vous pouvez aussi depuis votre menu personnel changer le fuseau horaire, votre mot de passe ainsi que le thème (sombre ou clair)

Découverte complète de l'ENF en vidéo (10 min)

Section dédiée aux Stagiaires

Ajouter des liens personnels

Vous pouvez depuis votre accès personnel, créer des liens "favoris" appelés "Mes liens" qui ne seront visibles que par vous.

Ils resteront présents sur votre page d'accueil.

Par exemple : 

ENF-mes-liens.png

Ajouter de nouveaux liens

Se rendre dans votre menu de Profil en haut à droite, puis choisir "Mes liens".

ENF-menu-mesliens.png

Puis dans la liste qui apparait, ajoutez vos liens en spécifiant :

ENF-lien-nouveau.png

Vous pourrez ensuite modifier les liens existants, les renommer, les supprimer...

Section dédiée aux Stagiaires

Consulter et compléter son calendrier

Chaque stagiaire possède un agenda dans l'ENF.

Vous pouvez y accéder depuis votre menu personnel : Mon Calendrier

Cet agenda comprend les différentes sessions de formations qui auront lieu durant vos stages théoriques.

Vous pouvez consulter les contenus déjà présents.

ENF-agenda-commun.png

Ajouter des événements personnels

Vous pouvez aussi ajouter des événements personnels qui ne seront visibles que par vous et qui seront indiqués avec une couleur différente.

ENF-rendez-vous-perso.png

Section dédiée aux Stagiaires

Comment partager un pad, une visio, un mémo ?

Pour partager un élément de l'ENF, il ne suffit pas de copier le lien dans la barre d'adresse et de l'envoyer à quelqu'un. Ces liens sont des liens simplistes qui permettraient à n'importe qui d'accéder à n'importe quel pad. Or ces éléments sont sécurisés et privés par défaut.

END-pad-lien-prive.png

Créer un pad, une visio, un mémo

Rendez-vous sur chaque outil et choisissez d'ajouter cet élément. Donnez-lui un nom, une description et Validez.

Dans certains cas (mémo, pad), vous rejoindrez directement l'objet créé.

Partager un pad, une visio, un mémo

Pour partager un de ces éléments avec d'autres, il faut utiliser la fonctionnalité d'"invitation". Sur chaque ligne, vous apercevez une icone qui propose ce service.

ENF-partage-pad.png

Dans la fenêtre suivant, vous pourrez partager avec des groupes (tous les stagiaires, formateurs·ries..), des participant·es individuel·les ou des adresse e-mail individuelles (hors ENF par exemple).

ENF-partage-pad-liste.png

Partage avec des groupes

Choisissez parmi les groupes proposés. Utiliser la double flèche pour confirmer le partage.

Attention, un mail d'invitation est aussi envoyé à tous·tes les invité·es.

END-partgae-pad-groupes.png

Partager avec des participant·es

Attention, un mail d'invitation est aussi envoyé à chaque invité·es.

ENF-partage-pad-compte.png

Partager avec une adresse e-mail

Indiquez l'adresse e-mail dans le champ et Envoyer.

ENF-partage-pad-email.png

Gérer les invitations

Une fois ces personnes, groupes ou e-mail ajoutés, vous pouvez soit renvoyer des invitations, soit supprimer ces invitations.

ENF-partage-pad-participants.png

Les personnes de l'ENF à qui vous avez partagé des éléments, les verront dans la liste de leurs pads, mémos, visios... Ce qui est très pratique à l'usage !

Section dédiée aux tuteurs·rices


Section dédiée aux tuteurs·rices

Vidéo : Mes outils en tant que tuteur·rice

En tant que tuteur·rice d'un ou plusieurs stagiaires, vous pouvez avoir accès à l'ENF et bénéficier des éléments mis à votre disposition.

ENF-acces-tuteur.png

Si vous suivez plusieurs stagiaires, lors de votre connexion, le nom des intitulés des formations sont affichés et vous pouvez choisir celle sur laquelle un de votre stagiaire est inscrit. Si une seule des promos est concernée, vous arriverez directement sur votre page d'accueil.

Les outils qui vous concernent en tant que tuteur·rice

Des outils complémentaires

Ces outils ne sont présents que s'ils ont été activés pour votre compte

Présentation en vidéo

Section dédiée aux tuteurs·rices

Suivi tutoral avec la fiche Navette

Cet outil, s'il est mis en place pour le suivi de votre stagiaire, permet des aller-retours entre le·la formateur·rice, le·la stagiaire et vous, sur les contenus abordés lors de la formation, et les contributions de chacun·e

Détails des étapes de la fiche navette

1) en période de stage (stagiaire et formateur·rice)

Lors du début du stage, le stagiaire est invité à compléter une partie concernant les éléments abordés lors de sa formation et ce qu'il souhaite mettre en pratique sur le terrain.

ENF-tutorat1-stagiaire.png

Cette partie est ensuite complétée par un commentaire du formateur ou de la formatrice

ENF-tutorat1-formateur.png

2) sur le terrain professionnel (stagiaire et tuteur·rice)

A partir de la période du stage sur le terrain, le·la tuteur·rice et le·la stagiaire sont invités à remplir chacun·e des blocs qui leur sont réservés. Vous pouvez compléter et modifier ces éléments. Et en fin de période, vous pourrez "signer" la partie qui vous concerne.

Partie stagiaire

ENF-tutorat2-stagiaire.png

Partie tuteur·rice

ENF-tutorat2-tuteur.png

Dans tous les cas, cette partie sera automatique close la veille du début d'une nouvelle période de stage en centre de formation.

3) clôture de la fiche navette (formateur·rice)

Le ou la formateur·rice sera invité à émettre un dernier commentaire qui viendra clôturer la fiche navette de cette période de stage.

ENF-tutorat3-formateur.png

Une nouvelle fiche navette sera automatiquement générée pour la période suivante.

Section dédiée aux Formateur·rices


Section dédiée aux Formateur·rices

Mes outils en tant que formateur·rice

Dans l'espace Numérique de Formation, je peux accéder à différents outils et ressources partagées ou non.

ENF-accueil.png

D'autres outils sont aussi disponible dans le menu personnel :

Vous pouvez aussi depuis votre menu personnel changer le fuseau horaire, votre mot de passe ainsi que le thème (sombre ou clair)

Section dédiée aux Formateur·rices

Bien préparer son espace ENF avant de commencer

Pour préparer son ENF avant de communiquer les accès, voici quelques conseils qui peuvent vous être utiles en amont.

1. Renommer ses unités pédagogiques dans l'ordre chronologique dans Graf

Les unités pédagogiques seront affichées par défaut  dans l'ordre alphabétique. Il est donc plus simple de les renommer (dans Graf) dans l'ordre qui vous convient (commencer par 01 fera placer les noms avant a,b,c...). Vous pouvez aussi ajouter la date ou le mois dans le titre si besoin.

Une fois ces modifications faites dans Graf, elles seront répercutées le lendemain dans votre dossier "Notre formation".

2. Repérer les adresses e-mail de vos stagiaires, tuteurs·rices

Depuis votre Menu personnel / Notre Promo, vous pouvez apercevoir les adresses e-mail personnelles de vos stagiaires et des tuteur·rices associés.

Cette liste peut vous permettre d'aider les stagiaires ou tuteurs·rices qui n'arrivent pas à retrouver l'adresse e-mail utilisée dans Graf.

A noter que vous pouvez, en cas d'erreur, modifier les adresses associées dans Graf, pour qu'ils puissent récupérer leur accès (le lendemain).

3. Préparer le dossier "Cadre Général"

Ce dossier accessible en consultation aux stagiaires et tuteurs·rices doit être organisé, pensé et préparé en amont. Vous pouvez donc créer votre arborescence et y déposer des documents de référence comme par exemple :

4. Préparer le dossier de votre semaine de stage dans "Notre formation"

Dans la partie Notre formation, vos stagiaires accéderont aux dossiers qui seront organisés selon vos unités pédagogiques. Il peut être pertinent de prévoir un ou plusieurs documents présents dans le dossier concernant la semaine où ils découvriront l'ENF.

5. Prévoir du contenu à déposer dans les espaces individuels de stagiaires

Chaque stagiaire disposera d'un espace individuel (Ma formation et moi) qui contient les 2 dossiers personnels partagés. Vous pouvez donc prévoir de leur demander (et/ou de compléter) un document ou un dossier existant quand ils découvriront cet espace.

Par exemple :

6. Personnaliser "nos liens" de la page d'accueil

Vous pouvez par exemple, y ajouter ces 3 liens :

7. Penser et préparer le temps de découverte de l'ENF avec une démarche

A vous d'imaginer un scenario pédagogique où les stagiaires seront acteurs·rices et autonomes dans cette découverte. N'oubliez pas que des outils comme les pads ou les mémos peuvent être de bons outils de mutualisation...

Une fois ces étapes préparatoires terminées, vous êtes prêt·es pour faire découvrir l'ENF à vos stagiaires !

Pour les plus autonomes, une petite vidéo est déjà disponible et accessible sur la page "Mes outils en tant que stagiaire".

Section dédiée aux Formateur·rices

Désactiver des services non souhaités (pads, memos, fiche navette...)

Si vous souhaitez désactiver des services qui ne doivent pas être accessible à vos stagiaires ou à vos tuteurs·rice, ceci peut se faire depuis votre menu Personnel : Notre Promo

Vous pourriez avez besoin de le faire parce que certains services ne vous sont pas utiles ou bien si vous souhaitez les activer ultérieurement.

ENF-menu-Notre-promo.png

Dans la page qui s'affiche ensuite, vous avez accès à la liste des utilisateurs·rices de votre "promo".

Vous allez pouvoir activer ou désactiver des services pour chaque utilisateur·rice de l'ENF (stagiaires, tuteurs·rices et même formateurs·rices). Il suffit de cliquer sur chaque bouton représentant ce service : visio, memos, cloud, pad, fiche navette...

ENF-promo-services-desactives.png

Attention, la désactivation de certains services entraînera la suppression des objets créés avec ce compte (visio, mémos, pads...). Pour les services comme le Cloud ou les fiches navette, si des documents sont déjà enregistrés, ils seront conservés.

ENF-services-desactives-alerte.png

Désactiver un compte stagiaire ou tuteur·rice

Si vous souhaitez désactiver un compte stagiaire ou tuteur·rice ou formateur·rice dans votre espace ENF, vous pouvez désactiver l'ensemble des services pour son compte. Une fois fait, ils ne verront plus que :

Exemple d'un compte désactivé

ENF-services-tous-desactives.png

Section dédiée aux Formateur·rices

Personnaliser "nos liens" communs

Sur la page d'accueil de chaque utilisateur·rice, se trouve une zone appelée "Nos liens" (qui n'apparait pas par défaut). Cette zone est une zone dans laquelle les formateurs·rices peuvent ajouter, modifier, supprimer des liens qui sont accessibles à tous les utilisateurs·rices de l'ENF (stagiaires, tuteurs·rices).

ENF-accueil.png

Comment personnaliser ces liens ?

Il faut se rendre dans son "Menu Personnel" en cliquant sur son nom et en choisissant "Nos liens".

Il suffit alors d'ajouter des liens, si la liste est vite, ou de modifier, voire supprimer les liens existants.

ENF-nos-liens.png

ENF-ajout-modif-supp-nos-liens.png

Ajouter un nouveau lien

Cliquer sur "Ajouter un lien" et compléter les champs avant de valider.

La dernière ligne représente  le choix possible d'une icone.

ENF-lien-nouveau.png

Choix d'une icone pour les liens

Il est possible de faire une recherche sur le nom d'une icône (en anglais).

Les icônes sont issues des icônes libres de FontAwesome (uniquement la catégorie "Free"). Vous pouvez rechercher son nom depuis ce site.

ENF-liens-choix-icone.png

Section dédiée aux Formateur·rices

Gérer des groupes d'utilisateurs·rices

Dans l'ENF, en tant que formateurs·rice, vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs·rices selon vos besoins.

Ces groupes vous permettront par exemple de créer des groupes selon des thématiques et de leur partager des pads, des visios, des mémos qui ne seront pas visibles des autres.

Comment gérer des groupes ?

 En tant que formateur·rice, rendez-vous dans votre "Menu personnel", et choisir "Mes groupes".

Des groupes existent déjà par défaut : Formateurs·rices, Stagiaires, Tuteurs·rices. Vous ne pouvez pas supprimer ces groupes existant. Mais vous pouvez les utiliser pour leur partager des mémos, pads ou des invitations à des visios.

ENF-groupes-defaut.png

Ajouter un nouveau groupe

Cliquer sur "Ajouter un groupe" pour créer un nom de groupe et lui associer des utilisateurs·rices.

  1. Choisissez un nom de groupe en haut
  2. Cliquer sur "+" devant chaque nom d'utilisateur·rice (vous pouvez utiliser les champs vides pour filtrer et rechercher des noms)
  3. Cliquer sur "Valider"

Le groupe sera créé en complément des autres groupes.

Gérer les groupes existants

Vous pouvez cliquer sur l'icone "membres" ou "corbeille" selon que vous voulez modifier ou supprimer un groupe.

ENF-modif-groupe.png

En modifiant un groupe, vous pouvez ajouter des nouveaux membres ou retirer des membres existants.

Des icônes particulières vous indique le statut de chaque compte : formateur, stagiaires ou tuteurs·rices.

ENF-membres-groupe-modif.png

Section dédiée aux Formateur·rices

Jeu des différences Formateurs·rices / stagiaires

En tant que formateur·rice, je peux effectuer des actions que ne peuvent pas faire les stagiaires ou tuteurs·rices


  1. Gérer des groupes d'utilisateurs·rices (ajouter, supprimer, modifier)
  2. Gérer les utilisateurs·rices de ma promo en les ajoutant depuis Graf (stagiaires, tuteurs·rices). Attention, l'annulation d'une inscription n'entraine pas, à l'heure actuelle, de désactivation de l'ENF pour cette inscription.
  3. Gérer "nos liens" communs : ajouter, supprimer, modifier
  4. Activer ou désactiver les services utilisés des stagiaires (memos, pads, fiches navette...)
  5. Gérer le contenu du dossier "Cadre général" dans "Mes fichiers" : ajouter, supprimer, modifier
  6. Renommer, ajouter des dossiers dans "Notre formation" dans "Mes fichiers" : en renommant ou ajoutant des unités pédagogiques dans Graf. Attention, la suppression d'une unité pédagogique entrainera la suppression de son contenu dans l'ENF
  7. Accéder à tous les dossiers "Stagiaires" de ma promo dans "Mes fichiers"
  8. Agenda : agir sur les séquences pédagogiques affichées dans le calendrier : ajouter, renommer, supprimer
  9. Voir les fiches navettes de tous les stagiaires
  10. Effectuer les phases de validation en tant que représentant de l'Organisme de Formation


Et bien plus encore :

11. Basculer facilement d'une promo à l'autre, si je suis formateur·rice de plusieurs promos dans l'ENF.

12. Contribuer à l'amélioration de l'ENF en participant aux webichiks et en proposant des pistes d'amélioration

13. Contribuer à la documentation ici présente, en rédigeant des aides / astuces pour mes collègues

14. Participer aux tests en production en utilisant l'ENF avec une ou plusieurs  promo de stagiaires.


Section dédiée aux Formateur·rices

FAQ : Pourquoi mes Fiches navette des stagiaires sont-elles vides ?

Si lorsque vous cliquez sur "Fiche Navette", vous ne voyez rien cela peut être dû à plusieurs raisons :

Seules les fiches Navette actuelles ou passées sont visibles, les fiches du "futur" ne sont jamais affichées.

Section dédiée aux Formateur·rices

FAQ : Pourquoi le dossier "Notre formation" est-il vide ?

Si lorsque vous cliquez sur "Mes fichiers" / "Notre Formation", vous ne voyez rien, cela peut être dû à plusieurs raisons :

Voir la documentation de Graf liée à l'ENF pour créer un ruban pédagogique complet.

Section dédiée aux Formateur·rices

FAQ : Pourquoi les heures de modification des fichiers ou de calendrier ne sont-elles pas les bonnes ?

Les dates et heures d'affichage des événements sont liés à votre fuseau horaire.

Si vous vous trouvez dans un fuseau horaire différent de celui de métropole, vous devez le modifier manuellement dans votre profil.

Cliquer sur votre nom et Prénom en haut à droite et choisir "Mon profil".

Puis dans la page suivante, changer dans le menu déroulant le fuseau horaire qui vous convient.

ENF-profil-fuseau-horaire.png

Section dédiée aux Formateur·rices

Video : Fiche navette : comment ça marche ?

Ces éléments sont rédigés en septembre 2024 et peuvent amener à changer selon les évolutions de l'ENF.

La Fiche navette est un dispositif de réflexion et d'échanges pour les stagiaires, les formateurs·rices et les tueurs·rices liés à la mise en pratique de la formation sur le terrain professionnel.

Chaque participant·e à son tour peut compléter la fiche navette correspondant à une période incluant un stage en centre de formation et une période de stage en structure. Il y a donc autant de Fiches Navettes que d'unités pédagogiques.

L'ouverture de nouvelles fiches navette ne sont déclenchées qu'au début de chaque période de stage en centre de formation.

Seules les fiches navettes en cours ou passées ne sont visible dans votre ENF. Les formateur·rices peuventt accéder à l'ensemble des fiches navettes de leurs stagiaires, alors que les stagiaires et tuteurs·rices ne voient que les fiches qui les concernent.

Chaque participant peut compléter sa partie et enregistrer des éléments. Il peut les modifier, tant qu'il n'a pas valider la "signature" de sa partie à l'aide du bouton "Signer".

Etape d'une fiche Navette

  1. Jour 1 de la formation : Ouverte de la partie réservée au stagiaire. Une fois remplie et "signée", il ne pourra plus modifier son contenu. Cette partie est close automatiquement 2 jours après la fin de la formation
  2. Une fois la partie du stagiaire "signée", les formateurs·rices de cette formation peuvent à leur tour ajouter des remarques. Cette partie est clôturée automatiquement 7 jours après la fin de la formation.
  3. 7 jours après le début de la formation, 2 parties s'ouvrent simultanément :
    1. La partie accessible aux tuteurs·rices qui peuvent à leur tour compléter des éléments relatifs à la formation sur le terrain professionnel.
    2. La partie accessible aux stagiaires qui peuvent à leur tour compléter des éléments relatifs à la formation sur le terrain professionnel.
    3. Ces deux parties seront clôturés automatiquement à la veille du début de la formation suivante, qu'elles soient complétées ou non.
  4. Enfin les formateurs·rices disposent jusqu'à 7 jours après le début de la formation suivant pour finaliser avec leurs remarques. Au delà de ce délai, la fiche navette sera clôturée.

A premier jour de la nouvelle formation, une nouvelle fiche navette est ouverte pour la période suivante

Schéma résumé des étapes d'une fiche Navette

Fiche-navette-2024-09-07-1226.png

Les étapes de la Fiche Navette en vidéo (8 min)

Section dédiée aux Formateur·rices

Inviter les tuteurs·rices à utiliser l'ENF

Documents pour communication aux tuteurs·rices

Voici un exemple de document joint vous permettant de donner les informations essentiels à vos tuteurs·rices pour comprendre le contenu et accéder à l'ENF.

Vous êtes évidemment libres de modifier et adapter ce document à vos besoins.

Polices utilisées

Les polices de caractères utilisées sont libres et disponibles :

A télécharger et à installer sur votre ordinateur.

Pourquoi ce nom "Bichik" ?

Historique

Lors de la création de ce projet d'Espace Numérique de Formation en janvier 2024, nous avons souhaité donner un nom à ce nouveau projet numérique (indépendamment de sa fonction). Il fallait trouver un nom qui représente cette transformation de la société par la formation.

L'entreprise retenue pour la fabrication de cet outil (le développement logiciel) est "Mithril Informatique" et se situe sur l'île de la Réunion. Ayant déjà développé la solution Zourit pour les Ceméa représenté par une pieuvre aux nombreuses tentacules, il fallait trouver un nom qui représentait aussi cette singularité géographique.

mithril_logo.png  zourit-logo-violet.png

Nous avons donc opté pour "Bichik" (ou bichique) un poisson endémique de l'Océan Indien.

Cotylopus_acutipinnis selon WikimediaCotylopus_acutipinnis : Source Wikimédia

Cet étonnant petit poisson de la famille des Gobiidae (Sicyopterus lagocephalus et Cotylopus acutipinnis), bien connu à La Réunion nous a particulièrement attirée. En effet cette espèce se reproduit et naît en rivière. Elle pond ses oeufs en amont et ils sont emportés par le courant jusqu'aux embouchures à l'Océan. Dès le mois d’Octobre, les post-larves se regroupent au niveau des embouchures des rivières pour continuer leur métamorphose : les juvéniles sont prêts à se reproduire et à entamer une montaison parsemée d’embûches et de parois verticales ! Cette espèce se caractérise par une ventouse ventrale. Cet organe lui confère des capacités exceptionnelles de franchissement des obstacles naturels. Ainsi, même une cascade ne lui fait pas peur ! On peut retrouver des individus à des hauteurs comprises entre 600 et 800 mètres d’altitude. (Source : pole-tropical.org)

Ce "bichik" doit alors passer une partie de sa jeunesse à remonter le courant (à aller à "contre courant"), dépasser des obstacles pour arriver à l'âge adulte à s'épanouir en haute altitude. Nous avons trouvé que cette image convenait bien à l'utilité de cet outil, permettre à chacun·e de surmonter les difficultés à travers l'acte de formation.

logo_bichik_complet.pngLogo Bichik, dessiné par Maiwann, UX Designeuse

Un projet à vocation pédagogique et éthique

Ce projet est un des aspects du projet "Nouvel Horizon Numérique" (en réponse de l'appel à projet Deffinum) déposé parle ministère du Travail et de l'emploi). Il vise à proposer un Espace Numérique de Formation adaptée aux besoins des stagiaires, des formateurs·rices et des tuteurs·rices, pour les formations professionnelles qualifiantes (FPQ) proposées par les Ceméa.

Il a donc été co-construit avec elles et eux et leurs nombreuses contributions. Leurs retours sont donc précieux et nous y portons une attention particulière.

Ce projet, en accord avec les valeurs portées par les Ceméa, est aussi une contribution aux communs numériques, puisque son code source est librement disponible et, grâce au choix de le publier sous licence libre, il peut être repris, modifié, amélioré et permettre une plus large diffusion de cet outil.