Assistance ENF pour stagiaires, formateurs·rices, tuteurs·rices
Cette documentation est dédiée à l'assistance des utilisateurs·rices de l'Espace Numérique de Formation des Ceméa, réservée aux stagiaires, formateurs·rices et tuteurs·rices de la Formation Professionnelle et du Travail social.
- En cas de problème, vous pouvez écrire à : enf@cemea.asso.fr
- Retrouver son accès à l'ENF
- Les outils présents dans l'ENF
- Section dédiée aux Stagiaires
- Section dédiée aux tuteurs·rices
- Section dédiée aux Formateur·rices
- Désactiver des services non souhaités (pads, memos, fiche navette...)
- Mes outils en tant que formateur·rice
- Personnaliser "nos liens" communs
- Gérer des groupes d'utilisateurs·rices
- Jeu des différences Formateurs·rices / stagiaires
- FAQ : Pourquoi mes Fiches navette des stagiaires sont-elles vides ?
- FAQ : Pourquoi le dossier "Notre formation" est-il vide ?
- FAQ : Pourquoi les heures de modification des fichiers ou de calendrier ne sont-elles pas les bonnes ?
- Fiche navette : comment ça marche ?
Retrouver son accès à l'ENF
Pour retrouver votre accès à l'ENF, il faut respecter plusieurs pré-requis :
- disposer d'un compte associé à une promotion (stagiaire, formateur·rice, tuteur·rice)
- que cette promotion ne soit pas cloturée
- que votre adresse e-mail associée à votre compte soit bien renseignée dans l'outil interne de gestion des promotions (Graf)
Retrouver son accès en quelques étapes
- Se rendre à l'adresse sur la plateforme ENF souhaitée : https://enf.cemea-formation.com (d'autres versions de tests existent pour les formateurs·rices des Cemea : preprod, béta...)
- Cliquer sur le lien "mot de passe oublié"
- Renseignez l'adresse e-mail associé à votre compte (voir Graf) et validez avec "Envoyez-moi les instructions..."
- Patientez plusieurs minutes pour recevoir le mail.
- Une fois le mail reçu, il contiendra un lien pour vous créer un mot de passe. Merci de créer un nouveau mot de passe que vous n'utilisez nulle part ailleurs (vous pouvez très bien adapter une variante d'un mot de passe existant).
Attention, si votre adresse est mal renseignée ou est inexistante dans Graf, vous obtiendrez un message du type :
L'e-mail n'existe pas !
Dans ce cas, faites vérifier que les informations sont bien renseignées auprès des Ceméa.
Les étapes en images
1) Plateforme d'accès 
2) Mot de passe oublié
3) exemple de message
Explications en vidéo en 2 minutes
Les outils présents dans l'ENF
Les outils partagés
Dans votre Espace Numérique de Travail, vous retrouverez plusieurs outils communs :
- Mes fichiers : un espace de dépôt de documents, propice au travail collaboratif et aux échanges entre formateurs·rices, stagiaires et tuteurs·rices
- Mes visios : Pour créer des visio-conférences et les partager avec d'autres. Cet outils repose sur l'utilisation de BigBlueButton.
- Mes mémos : cet outil permet de créer des tableaux de postit et de les agencer dans différentes colonnes selon vos besoins
- Mes pads : cet outil permet de créer des documents collaboratifs à partager à plusieurs avec interactions immédiates, grâce à l'outil etherpad.
- Fiche navette : cet outil spécifique à l'ENF permet d'organiser les échanges au gré des différents temps de formation, durant les stages théoriques ou les phases d'alternance, en lien avec les tuteurs·rices.
- Des liens partagés : les formateurs·rices de votre promo peuvent créer des liens pertinents pour le groupe et permettre à chacun·e d'y accéder rapidement.
Des outils personnels
Chaque utilisateur·rice a de la possibilité d'avoir :
- un Calendrier (voir le menu Personnel) qui contient déjà les temps dédiés aux stages théoriques (Menu Personnel / Mon Calendrier)
- une zone avec des liens "Favoris" personnels qu'il peut sauvegarder : (Menu Personnel / Mes liens)
- La possibilité de changer des paramètres liés à son profil (Mon profil -> changer le mot de passe, le thème sombre, le fuseau horaire)
Section dédiée aux Stagiaires
Mes outils en tant que Stagiaire
Dans l'espace Numérique de Formation, je peux accéder à différents outils et ressources partagées ou non.
- Mes fichiers : pour consulter, collaborer ou échanger en privé avec mon ou mes formateurs·rices
- Mes visios : pour organiser des visios avec mon ou mes formateurs·rices, les autres stagiaires ou mon·ma tuteur·rice
- Mes mémos : pour placer des post-it sur un mur, en solo ou en mode collaboratif avec d'autres.
- Mes pads : pour créer des documents, personnels ou collaboratifs à partager à plusieurs et les partager à l'externe par exemple
- Fiche navette : Cette interface permet de proposer un suivi des objectifs et du déroulé de la formation, entre vous, votre ou vos formateurs·rices et votre tuteur·rice
D'autres outils sont aussi disponible dans le menu personnel :
- Mes liens : pour y enregistrer des adresses favories personnelles (non visible par d'autres)
- Mon calendrier : il contient les dates des temps de formation et peut être utilisé à d'autres fins plus personnelles.
Vous pouvez aussi depuis votre menu personnel changer le fuseau horaire, votre mot de passe ainsi que le thème (sombre ou clair)
Découverte complète de l'ENF en vidéo (10 min)
Ajouter des liens personnels
Vous pouvez depuis votre accès personnel, créer des liens "favoris" appelés "Mes liens" qui ne seront visibles que par vous.
Ils resteront présents sur votre page d'accueil.
Par exemple :
Ajouter de nouveaux liens
Se rendre dans votre menu de Profil en haut à droite, puis choisir "Mes liens".
Puis dans la liste qui apparait, ajoutez vos liens en spécifiant :
- Lien : nom du lien
- Description : description du lien qui sera affichée au survol
- Adresse : l'adresse complète du site avec https://...
- Couleur : à choisir
- Icone : cliquer pour choisir parmi la liste des propositions
- Et Valider
Vous pourrez ensuite modifier les liens existants, les renommer, les supprimer...
Consulter et compléter son calendrier
Chaque stagiaire possède un agenda dans l'ENF.
Vous pouvez y accéder depuis votre menu personnel : Mon Calendrier
Cet agenda comprend les différentes sessions de formations qui auront lieu durant vos stages théoriques.
Vous pouvez consulter les contenus déjà présents.
Ajouter des événements personnels
Vous pouvez aussi ajouter des événements personnels qui ne seront visibles que par vous et qui seront indiqués avec une couleur différente.
Section dédiée aux tuteurs·rices
Mes outils en tant que tuteur·rice
En tant que tuteur·rice d'un ou plusieurs stagiaires, vous pouvez avoir accès à l'ENF et bénéficier des éléments mis à votre disposition.
Si vous suivez plusieurs stagiaires, lors de votre connexion, le nom des intitulés des formations sont affichés et vous pouvez choisir celle sur laquelle un de votre stagiaire est inscrit. Si une seule des promos est concernée, vous arriverez directement sur votre page d'accueil.
Les outils qui vous concernent en tant que tuteur·rice
- "Mes fichiers" : cet outil vous permet d'accéder à 2 espaces :
- "Cadre général" : vous y trouverez des informations génériques mises à votre disposition ainsi qu'aux stagiaires sur le contenu et la réglementation liée à la formation
- "Espace individuel des Stagiaires" : c'est un accès à un dossier personnel partagé entre le·la formateur·rice, le·la stagiaire et vous. Vous pouvez y déposer des documents à destination de ces personnes
- "Fiche navette" : Cet outil vous permet de déposer des éléments de suivi du ou de la stagiaire liés à chaque période de stage en structure. Vous pouvez y déposer vos remarques et éléments constructifs dans la partie "suivi tutoral" qui seront consultables par le·la formateur·rice et le·la stagiaire. Une fois les éléments complétés et "signés", ils ne seront plus modifiables. Vous pourrez toujours consulter les suivi des stages précédents auxquels vous avez eu accès.
Des outils complémentaires
Ces outils ne sont présents que s'ils ont été activés pour votre compte
- "Mes visios" : vous pouvez retrouver des accès à des visios qu'on vous a partagées, si cet accès vous a été ouvert
- "Mes mémos" : vous pouvez retrouver des accès à des mémos (tableaux) qu'on vous a partagées, , si cet accès vous a été ouvert
- "Mes pads" : vous pouvez retrouver des accès à des pads (documents texte collaboratifs) qu'on vous a partagées, si cet accès vous a été ouvert
- "Nos liens" : ce sont des liens à destination des stagiaires, mais dont vous pouvez prendre connaissance.
- "Mon calendrier" : depuis votre menu personnel, un calendrier est accessible contient des éléments sur les thématiques abordées lors des temps de formation en stage.
Suivi tutoral avec la fiche Navette
Cet outil, s'il est mis en place pour le suivi de votre stagiaire, permet des aller-retours entre le·la formateur·rice, le·la stagiaire et vous, sur les contenus abordés lors de la formation, et les contributions de chacun·e
Détails des étapes de la fiche navette
1) en période de stage (stagiaire et formateur·rice)
Lors du début du stage, le stagiaire est invité à compléter une partie concernant les éléments abordés lors de sa formation et ce qu'il souhaite mettre en pratique sur le terrain.
Cette partie est ensuite complétée par un commentaire du formateur ou de la formatrice
2) sur le terrain professionnel (stagiaire et tuteur·rice)
A partir de la période du stage sur le terrain, le·la tuteur·rice et le·la stagiaire sont invités à remplir chacun·e des blocs qui leur sont réservés. Vous pouvez compléter et modifier ces éléments. Et en fin de période, vous pourrez "signer" la partie qui vous concerne.
Partie stagiaire
Partie tuteur·rice
Dans tous les cas, cette partie sera automatique close la veille du début d'une nouvelle période de stage en centre de formation.
3) clôture de la fiche navette (formateur·rice)
Le ou la formateur·rice sera invité à émettre un dernier commentaire qui viendra clôturer la fiche navette de cette période de stage.
Une nouvelle fiche navette sera automatiquement générée pour la période suivante.
Section dédiée aux Formateur·rices
Désactiver des services non souhaités (pads, memos, fiche navette...)
Si vous souhaitez désactiver des services qui ne doivent pas être accessible à vos stagiaires ou à vos tuteurs·rice, ceci peut se faire depuis votre menu Personnel : Notre Promo
Vous pourriez avez besoin de le faire parce que certains services ne vous sont pas utiles ou bien si vous souhaitez les activer ultérieurement.
Dans la page qui s'affiche ensuite, vous avez accès à la liste des utilisateurs·rices de votre "promo".
Vous allez pouvoir activer ou désactiver des services pour chaque utilisateur·rice de l'ENF (stagiaires, tuteurs·rices et même formateurs·rices). Il suffit de cliquer sur chaque bouton représentant ce service : visio, memos, cloud, pad, fiche navette...
Attention, la désactivation de certains services entraînera la suppression des objets créés avec ce compte (visio, mémos, pads...). Pour les services comme le Cloud ou les fiches navette, si des documents sont déjà enregistrés, ils seront conservés.
Mes outils en tant que formateur·rice
Dans l'espace Numérique de Formation, je peux accéder à différents outils et ressources partagées ou non.
- Mes fichiers : pour déposer du contenu pour les stagiaires et tuteurs·rices, collaborer avec les stagiaires. Il comprend 3 espaces distincts
- Cadre général :
- Notre formation
- Espaces individuels Stagiaires
- Stagiaire-Formateur
- Stagiaire-Formateur-tuteurs
- Mes visios : pour organiser des visios avec mon ou mes collègues formateurs·rices, les stagiaires ou mon·ma tuteur·rice ou plusieurs en même temps.
- Mes mémos : pour placer des post-it sur un mur, en solo ou en mode collaboratif avec d'autres.
- Mes pads : pour créer des documents, personnels ou collaboratifs à partager à plusieurs et les partager à l'externe par exemple
- Fiche navette : Cette interface permet de proposer un suivi des objectifs et du déroulé de la formation, pour tous les stagiaires. Elles sont accessibles aux stagiaires et aux tuteurs·rice,s mais chacun ne voit que l'espace du stagiaire concerné.
D'autres outils sont aussi disponible dans le menu personnel :
- Mes liens : pour y enregistrer des adresses favorites personnelles (non visible par d'autres)
- Mon calendrier : il contient les dates des temps de formation et peut être utilisé à d'autres fins plus personnelles.
Vous pouvez aussi depuis votre menu personnel changer le fuseau horaire, votre mot de passe ainsi que le thème (sombre ou clair)
Personnaliser "nos liens" communs
Sur la page d'accueil de chaque utilisateur·rice, se trouve une zone appelée "Nos liens" (qui n'apparait pas par défaut). Cette zone est une zone dans laquelle les formateurs·rices peuvent ajouter, modifier, supprimer des liens qui sont accessibles à tous les utilisateurs·rices de l'ENF (stagiaires, tuteurs·rices).
Comment personnaliser ces liens ?
Il faut se rendre dans son "Menu Personnel" en cliquant sur son nom et en choisissant "Nos liens".
Il suffit alors d'ajouter des liens, si la liste est vite, ou de modifier, voire supprimer les liens existants.
Ajouter un nouveau lien
Cliquer sur "Ajouter un lien" et compléter les champs avant de valider.
La dernière ligne représente le choix possible d'une icone.
Choix d'une icone pour les liens
Il est possible de faire une recherche sur le nom d'une icône (en anglais).
Les icônes sont issues des icônes libres de FontAwesome (uniquement la catégorie "Free"). Vous pouvez rechercher son nom depuis ce site.
Gérer des groupes d'utilisateurs·rices
Dans l'ENF, en tant que formateurs·rice, vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs·rices selon vos besoins.
Ces groupes vous permettront par exemple de créer des groupes selon des thématiques et de leur partager des pads, des visios, des mémos qui ne seront pas visibles des autres.
Comment gérer des groupes ?
En tant que formateur·rice, rendez-vous dans votre "Menu personnel", et choisir "Mes groupes".
Des groupes existent déjà par défaut : Formateurs·rices, Stagiaires, Tuteurs·rices. Vous ne pouvez pas supprimer ces groupes existant. Mais vous pouvez les utiliser pour leur partager des mémos, pads ou des invitations à des visios.
Ajouter un nouveau groupe
Cliquer sur "Ajouter un groupe" pour créer un nom de groupe et lui associer des utilisateurs·rices.
- Choisissez un nom de groupe en haut
- Cliquer sur "+" devant chaque nom d'utilisateur·rice (vous pouvez utiliser les champs vides pour filtrer et rechercher des noms)
- Cliquer sur "Valider"
Le groupe sera créé en complément des autres groupes.
Gérer les groupes existants
Vous pouvez cliquer sur l'icone "membres" ou "corbeille" selon que vous voulez modifier ou supprimer un groupe.
En modifiant un groupe, vous pouvez ajouter des nouveaux membres ou retirer des membres existants.
Des icônes particulières vous indique le statut de chaque compte : formateur, stagiaires ou tuteurs·rices.
Jeu des différences Formateurs·rices / stagiaires
En tant que formateur·rice, je peux effectuer des actions que ne peuvent pas faire les stagiaires ou tuteurs·rices
- Gérer des groupes d'utilisateurs·rices (ajouter, supprimer, modifier)
- Gérer les utilisateurs·rices de ma promo en les ajoutant depuis Graf (stagiaires, tuteurs·rices). Attention, l'annulation d'une inscription n'entraine pas, à l'heure actuelle, de désactivation de l'ENF pour cette inscription.
- Gérer "nos liens" communs : ajouter, supprimer, modifier
- Activer ou désactiver les services utilisés des stagiaires (memos, pads, fiches navette...)
- Gérer le contenu du dossier "Cadre général" dans "Mes fichiers" : ajouter, supprimer, modifier
- Renommer, ajouter des dossiers dans "Notre formation" dans "Mes fichiers" : en renommant ou ajoutant des unités pédagogiques dans Graf. Attention, la suppression d'une unité pédagogique entrainera la suppression de son contenu dans l'ENF
- Accéder à tous les dossiers "Stagiaires" de ma promo dans "Mes fichiers"
- Agenda : agir sur les séquences pédagogiques affichées dans le calendrier : ajouter, renommer, supprimer
- Voir les fiches navettes de tous les stagiaires
- Effectuer les phases de validation en tant que représentant de l'Organisme de Formation
Et bien plus encore :
11. Basculer facilement d'une promo à l'autre, si je suis formateur·rice de plusieurs promos dans l'ENF.
12. Contribuer à l'amélioration de l'ENF en participant aux webichiks et en proposant des pistes d'amélioration
13. Contribuer à la documentation ici présente, en rédigeant des aides / astuces pour mes collègues
14. Participer aux tests en production en utilisant l'ENF avec une ou plusieurs promo de stagiaires.
FAQ : Pourquoi mes Fiches navette des stagiaires sont-elles vides ?
Si lorsque vous cliquez sur "Fiche Navette", vous ne voyez rien cela peut être dû à plusieurs raisons :
- Votre promo ne contient aucun stagiaire : dans ce cas, il est impossible d'afficher des fiches navette car elle ne sont rattachées à personne
- Votre promo contient des stagiaires, mais ils·elles sont encore dans un statut "pré-inscrit". Dans ce cas, ils n'ont pas encore été importés dans l'ENF et il est donc impossible d'afficher leur fiche navette
- Vos unités pédagogiques n'ont pas encore démarré : en effet, les Fiches navette ne s'affichent que lorsque vos unités pédagogiques commencent. Avant cette date, elles ne sont pas affichées., car elles ne pourraient pas être remplie avant cette date
Seules les fiches Navette actuelles ou passées sont visibles, les fiches du "futur" ne sont jamais affichées.
FAQ : Pourquoi le dossier "Notre formation" est-il vide ?
Si lorsque vous cliquez sur "Mes fichiers" / "Notre Formation", vous ne voyez rien, cela peut être dû à plusieurs raisons :
- Votre promo ne contient aucune unité pédagogique dans Graf. Elles ne peuvent dont être affichée
- Vos unités pédagogiques n'ont pas de dates définies dans Graf. Pour qu'une unité pédagogique possède une date de début et de fin, elle doit posséder au moins une séquence pédagogique avec une date de début de et de fin et doit être rattachée à une unité pédagogique.
Voir la documentation de Graf liée à l'ENF pour créer un ruban pédagogique complet.
FAQ : Pourquoi les heures de modification des fichiers ou de calendrier ne sont-elles pas les bonnes ?
Les dates et heures d'affichage des événements sont liés à votre fuseau horaire.
Si vous vous trouvez dans un fuseau horaire différent de celui de métropole, vous devez le modifier manuellement dans votre profil.
Cliquer sur votre nom et Prénom en haut à droite et choisir "Mon profil".
Puis dans la page suivante, changer dans le menu déroulant le fuseau horaire qui vous convient.
Fiche navette : comment ça marche ?
Ces éléments sont rédigés en septembre 2024 et peuvent amener à changer selon les évolutions de l'ENF.
Chaque participant·e à son tour peut compléter la fiche navette correspondant à une période incluant un stage en centre de formation et une période de stage en structure. Il y a donc autant de Fiches Navettes que d'unités pédagogiques.
L'ouverture de nouvelles fiches navette ne sont déclenchées qu'au début de chaque période de stage en centre de formation.
Seules les fiches navettes en cours ou passées ne sont visible dans votre ENF. Les formateur·rices peuventt accéder à l'ensemble des fiches navettes de leurs stagiaires, alors que les stagiaires et tuteurs·rices ne voient que les fiches qui les concernent.
Chaque participant peut compléter sa partie et enregistrer des éléments. Il peut les modifier, tant qu'il n'a pas valider la "signature" de sa partie à l'aide du bouton "Signer".
Etape d'une fiche Navette
- Jour 1 de la formation : Ouverte de la partie réservée au stagiaire. Une fois remplie et "signée", il ne pourra plus modifier son contenu. Cette partie est close automatiquement 2 jours après la fin de la formation
- Une fois la partie du stagiaire "signée", les formateurs·rices de cette formation peuvent à leur tour ajouter des remarques. Cette partie est clôturée automatiquement 7 jours après la fin de la formation.
- 7 jours après le début de la formation, 2 parties s'ouvrent simultanément :
- La partie accessible aux tuteurs·rices qui peuvent à leur tour compléter des éléments relatifs à la formation sur le terrain professionnel.
- La partie accessible aux stagiaires qui peuvent à leur tour compléter des éléments relatifs à la formation sur le terrain professionnel.
- Ces deux parties seront clôturés automatiquement à la veille du début de la formation suivante, qu'elles soient complétées ou non.
- Enfin les formateurs·rices disposent jusqu'à 7 jours après le début de la formation suivant pour finaliser avec leurs remarques. Au delà de ce délai, la fiche navette sera clôturée.
A premier jour de la nouvelle formation, une nouvelle fiche navette est ouverte pour la période suivante
Schéma résumé des étapes d'une fiche Navette
Les étapes de la Fiche Navette en vidéo (8 min)